Cеть банка формируют более 600 офисов в 69 регионах страны. Штат сотрудников ВТБ24 насчитывает более 19 тыс. человек. Банк ВТБ24 — один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг. Входит в международную финансовую группу ВТБ и специализируется на обслуживании физических лиц, индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса.

Внедренная система электронного архива организационно-распорядительной документации решает задачи централизованного хранения всей ОРД по компании ВТБ24 и предоставления доступа к ней всем подразделениям компании по всей России. Система установлена в центральном офисе в Москве, в котором и происходит основное наполнение. Система позволяет не только хранить документы, но и отслеживать внесенные в них изменения, статус, производить оповещение всех пользователей по вновь появившимся документам, внесенным изменениям, смене статуса и другим событиям, а также позволяет пользователям организовать в системе собственное рабочее пространство по работе с ОРД.

Внедрение системы решило проблему структуризации документов, эффективного поиска, который на данный момент производится с учетом правил морфологии по атрибутам или их любому сочетанию, общему поиску по всем метаданным системы, а также по исходным текстам документов, позволило увеличить оперативность при работе с этими документами. Вся работа пользователей с документами производится через веб-интерфейс системы, который был дополнительно заточен и оптимизирован для компании ВТБ24 под работу с ОРД, особенно поисковые интерфейсы, интерфейсы вывода информации по документам и интерфейсы личного рабочего пространства сотрудников ВТБ24. Веб-интерфейс был приведен в полное соответствие с brandbook ВТБ24, разработанным дизайн-студией Артемия Лебедева.

Сделано: обследование и написание технического задания, перенос данных из корпоративной системы Outlook и MS Exchange Server, разработка дополнительных специфических функций, изменение и оптимизация веб-интерфейса, установка и настройка систем, интеграции системы безопасности Архива с внутренним LDAP ВТБ24 и поддержка режима SSO, обучение, техническое обслуживание системы.

Количество документации: 25 тыс. док-тов (около 400 тыс. листов).

Количество пользователей: веб-пользователи — лицензия без ограничений по количеству (работает 1000 одновременных — это центральный офис и все его филиалы по стране), количество редакторов — 3.

Тестирование: Система тестировалась с 11 млн. документов, 5000 распределенных пользователей (из них 1000 одновременных на серверах компаний-производителей аппаратного обеспечения ASUS и SUN Microsystems, по скорости получения первых результатов поиска — не более 3 сек, при открытии данные — не более 5 сек.).

Тип документации: Организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения, инструкции, положения, порядок, регламенты, правила и пр.