Стандарты — это строгие правила для всех участников рынка. От них зависит безопасность, качество продукции, контрактные обязательства. Ошибка в использовании стандартов может привести к большим убыткам и судебным разбирательствам.

До 2000х работа со стандартами была совсем иной. Сотрудники отделов стандартизации предприятий ходили в технические и публичные библиотеки и Центры научно-технической информации (ЦНТИ) за бумажными копиями, ждали обновлений и вручную искали нужные документы.

В конце 1990х годов мы активно работали с Российской национальной библиотекой (РНБ), Государственной публичной научно-технической библиотекой (ГПНТБ), Питерским ЦНТИ, несколькими техническими библиотеками, включая Ганноверскую техническую библиотеку и даже поддерживали работу в России научной сети STN International.

В результате анализа рынка, требований и ожиданий Клиентов мы  определили для себя Миссию — сделать работу со стандартами удобной, быстрой и безопасной на основе информационных технологий.

Стандарты. От бумаги к цифровому формату

Вступая в новое тысячелетие, компании начали понимать, что продолжать работать с бумажными экземплярами стандартов – это «прошлый век». Поддержание жизненного цикла стандартов на предприятиях требовал значительных ресурсов: человеческих, финансовых и временных.
В 2001 году мы создали корпоративную базу нормативно-технической информации (КБНТИ), которая являлась электронным архивом ГОСТов.

Нашими первыми клиентами стали Машиностроительный завод Арсенал и Кольский горно-металлургический комбинат (КГМК).
Сотрудникам последнего приходилось ездить в Мурманск за каждой новой редакцией стандарта. Наша система позволила получать документы онлайн, не покидая рабочее место. Это существенно улучшило процесс работы со стандартами. К сведению, эта система проработала более 20 лет, пока КГМК не влилась в единую информационную среду Норникеля под названием «Автоматизированная система управления процессами стандартизации и систем менеджмента» (АСУ ПСиСМ).

Узнать больше и заказать демонстрацию вы можете, написав на почту Егору Рюмину: eryumin@alee.ru

Работа с крупными холдингами

Со временем к нам стали обращаться большие промышленные группы – холдинги. Им нужно было организовать поддержание жизненного цикла базы стандартов для десятков предприятий в рамках одной информационной системы.

В 2009 году мы подключили к системе КБНТИ все предприятия российского дивизиона ТМК (более 25 предприятий).

Что это им дало:
- единый доступ. Все стандарты хранились в одном месте, а не на каждом заводе отдельно;
- экономический эффект. Не нужно было покупать одни и те же документы для каждого предприятия;
- контроль. Холдинг управлял выданными учтенными копиями, кто и какими стандартами пользуется, и был уверен в актуальности выданных экземплярах стандартов.

Этот проект показал, что наша система полезна не только отдельным заводам, но и целым корпорациям.

Почему работать со стандартами сложно?

Стандарты постоянно меняются: их публикуют, обновляют или отменяют, заменяя новыми. Компаниям-пользователям требуется отслеживать все изменения.

Раньше процесс был ручным: сотруднику отдела стандартизации, отвечавшему за актуальность стандартов приходилось ежедневно шерстить сайты поставщиков информации и мониторить изменения в нужных документах. Если они происходили, закупать новые документы и распространять их внутри предприятия. Работникам предприятия под роспись выдавали копию стандарта, а при обновлении — забирали старый и выдавали новый. Это было медленно, неудобно и присутствовал риск человеческого фактора.

Особенно сложно было с международными стандартами. Если компания использует их переводы и создает на их основе внутренние стандарты, нужно оперативно узнавать об изменениях в оригинале и вносить их в свои документы.

Какие проблемы мы решаем?

Мы изучили трудности и увидели общие проблемы:
- долгий поиск актуальных стандартов;
- сложный путь приобретения зарубежных стандартов, т. к. это внешнеэкономическая деятельность (ВЭД) и вся специфика работа с ВЭД;
- риск использовать неактуальной редакции или неполного документа;
- отсутствие единой базы для всех документов как внешних, так и внутренних;
- риск использования нелегитимного экземпляра стандарта и его перевода;
- высокие затраты на поддержание всего жизненного цикла стандартов на предприятии от контроля новых редакций, до контроля учтенных копий, выданных для использования.

Наша система КБНТИ была создана, чтобы решить именно эти проблемы.

Ответственность

С самого начала мы приняли частью нашей миссии – ответственность перед нашими Клиентами — это наше ключевое преимущество. Мы поставляем только официальные стандарты с разрешения правообладателей.

У нас есть опыт оказания содействия нашим клиентам подтверждать легитимность использования стандартов, в т. ч. зарубежных, — это защищает бизнес от штрафов, срыва контрактов и других серьезных рисков.

Заключение

Мы были первыми, кто всерьез занялся цифровизацией стандартов в России.

Сегодня КБНТИ — это полноценная система управления стандартами. Она помогает снижать издержки, повышать эффективность и избегать рисков при использовании стандартов.

КБНТИ — это не просто хранилище, а мощный инструмент для работы со стандартами. В следующих статьях вы узнаете о том, как КБНТИ стал средой разработки внутренних стандартов, как работают SMART-стандарты и при чем тут форматы DocX и XML.

Свяжитесь с нами и мы:
- проведем вам демонстрацию наших цифровых решений;
- направим вам материалы систем КИСМ и КБНТИ;
- ответим на ваши вопросы.

Email: info@alee.ru
тел.: 8 (495) 2234676
тел.: 8 (812) 3097859
www.alee.ru