Кому и зачем нужна специализированная среда разработки стандартов?

Специализированные организации Standards Developing Organizations (SDO): ISO, ASTM, Росстандарт и другие разрабатывают огромное количество стандартов и у них есть свои инструменты и среды разработки стандартов, доступ к которым они предоставляют, в т. ч. и внешним разработчикам документов.

Так у ISO имеется цифровое решение ISOlutions не только для собственных работников, но и членов ISO, имеющих нулевые или ограниченные ИТ-возможности, или тем, кто хочет воспользоваться опытом и функциональностью ИТ-решений международного лидера в области стандартизации.

Промышленные предприятия также разработают большой объем документации, в т. ч. в области стандартизации, систем менеджмента.

Разрабатывая собственные стандарты, возникал ли перед вами вопрос необходимости автоматизации этих процессов?

Немного истории.
С начала 2000х годов мы уже создали цифровое решение, которое позволило закрыть потребность наших Клиентов по работе с внешними стандартами.
Система КБНТИ позволяла силами поставщика внешних стандартов ООО «Нормдокс» забыть о проблемах приобретения и актуализации внешних нормативных документов и их переводов.

Решив проблемы с внешними документами, мы узнали, что многие из них являются основой или ссылочными документами для внутренних стандартов предприятий.
Любые изменения внешних документов (изменения, отмена, замена и т.п.) генерируют колоссальных объем внутренних ручных процессов.

Наши Клиенты спрашивали, можем ли мы в КБНТИ вести собственные стандарты?
Проанализировав решения, которые есть у SDO, мы поняли, что необходимо доделать в нашей системе КБНТИ для того, чтобы она стала «идеальной» средой разработки внутренних документов.

Многие наши Клиенты подтвердили, что данная боль не уникальна и присуща всем производственным предприятиям.
Кто-то из Клиентов продолжал делать эти процессы вручную, кто-то начал внедрять системы электронного документооборота (СЭД), но со временем они понимали, что это не комплексное, не системное решение проблемы управления жизненным циклом внутренних стандартов.

Это процессы актуализации внутренних документов, внесение изменений в стандарты, технические и технологические документы и процессы, своевременное и полное информирование персонала, в т. ч. требующее обучение персонала. Клиентов. Не говоря уже о том, что все потерявшие актуальность стандарты предприятия требуется вывести из оборота, а это ручной процесс сбора выданных неактуальных экземпляров по территории всего предприятия.

Для разработки правильного ИТ-решения мы совместно с Клиентами решили сначала собрать как можно больше требований к системе и далее сформировать детальное техническое задание (ТЗ).

По теории Вигерса все требования делятся на:
- бизнес;
- пользовательские;
- функциональные; 
- нефункциональные.

Что мы собрали?
Стандартизация «глазами» руководства, бизнес-требования:
- обеспечение выполнения стратегических целей;
- анализ актуальных требований рынка, выход на новые рынки, повышение конкурентоспособности;
- устойчивое развитие;
- единое информационное пространство: использование внутренних и внешних стандартов;
- минимизация рисков и обеспечение соответствия (комплаенс).

Стандартизация с точки зрения участников разработки внутренних стандартов, пользовательские и функциональные требования:
- создание и использование единого терминологического словаря, справочников, атрибутов, метаданных и шаблонов;
- актуализация стандартов;
- «обеспечение ссылочной структуры» и доступ к связанным документам;
- своевременное и полное обеспечение внешними стандартами и их переводами;
- своевременно создавать и\или актуализировать внутренние НД;
- настраиваемые и управляемые маршруты разработки и согласования документов;
- единовременный многопользовательский доступ к разрабатываемым документам;
- привлечение сотрудников к разработке и согласованию стандартов;
- сравнение редакций документов;
- управление сроками процессов разработки;
- настраиваемая система уведомлений, которая позволит не пропустить этапы согласования, оповещения при изменениях в базе стандартов;
- гибкая ролевая модель доступа;
- адаптированный web-интерфейс;
- долговременное и защищенное хранение и др.

Нефункциональные требования к системе:
- доступность информации на рабочих местах;
- информационная безопасность;
- надежность;
- работа с разных устройств;
- возможность для интеграции с иными информационными системами;
- удобство использования и др.

Стандартизация – основа для коммуникации и единства понимания всех участников рынка.

Узнать больше и заказать демонстрацию вы можете, написав на почту Егору Рюмину: eryumin@alee.ru

Регламенты, положения, стандарты организации (СТО), технические условия (ТУ) формируют порядок работы, закрепляют требования, регулируют взаимодействие между подразделениями. От их качества и актуальности зависит эффективность, безопасность производства и соблюдение законодательства.
Таким образом внутренние документы — это фундамент управления крупной компанией.

Разработка и сопровождение стандартов — процесс сложный.
В отличие от договоров или приказов, один внутренний стандарт может быть разработан на основе нескольких внешних стандартов, что требует привлечение множества подразделений и сотрудников для согласования.
При разработке внутреннего стандарта на основе зарубежного стандарта требуется наличие аутентичного перевода, понимание специфики тематики серии стандартов на языке оригинала и гибкий процесс разработки и согласования, который может включать в себя десятки итераций как в прямом, так и в обратном направлении.

При участии в процессе разработки более одной организации, как это происходит при разработке стандартов в технических комитетах и подкомитетах органов по стандартизации и SDO, имеются свои сложности, т. к. разработкой занимаются большое количество отраслевых специалистов, некоторые из них являются работниками конкурирующих компаний.

Если вы увидели в вышеуказанных требованиях свою ситуацию, то скорее уже пришло время формировать потребность в специализированной среде разработки внутренних нормативных документов.

Среда разработки выступает не просто ИТ-системой, а станет базовой инфраструктурой управления нормативными знаниями компании.
В результате компания получит гибкую и управляемую модель, которая автоматизирует и реализует реальные процессы работы с НД.

Рассуждая экономическими категориями по Пирамиде Маслоу, мы уже реализовали базовые потребности наших пользователей, и следующим шагом представляется создание концепции взаимодействия всех участников рынка стандартизации от SDO и национальных органов по стандартизации до конечных потребителей с использованием технологии SMART-стандарт.
Это позволит сократить сроки и стоимость, повысить качество и снизить риски ошибок при разработке стандартов.

SMART-стандарт – цифровой стандарт, пригодный для машинного понимания, чтения и передачи (SMART: Standards Machine Applicable, Readable and Transferable).
Подробнее об этом в следующей статье.

Свяжитесь с нами и мы:
- проведем вам демонстрацию наших цифровых решений;
- направим вам материалы систем КИСМ и КБНТИ;
- ответим на ваши вопросы.

Email: info@alee.ru 
тел.: 8 (495) 2234676
тел.: 8 (812) 3097859
www.alee.ru