Проекты
Единая автоматизированная система управления документацией управляемых обществ ЗАО «ОМК» (ЕАСУД). Решение создано на базе системы STOR-M 3.
Электронный архив организационно-распорядительной документации (ОРД)
Электронный архив документов имущественных и земельных отношений
Электронный архив документов по происшествиям с воздушными судами Медгосударственного Авиационного Комитета
Электронная библиотека научных изданий ФНКЦ им. Рогачева
Создание электронной библиотечной системы для хранения электронных изданий Дипломатической академии МИД РФ.
Создание электронной библиотеки.
Cоздание электронной библиотеки редких изданий
Корпоративная База Нормативно-Технической Документации ПАО "ТМК"
Санкт-Петербургское государственное унитарное предприятие "Автоматическая телефонная станция Смольного"
Создание электронного архива проектной документации

СПб ГУП «АТС Смольного» является подведомственным предприятием Комитета по информатизации и связи и активно участвует в городских проектах. Предприятие принимает активное участие в проектировании, строительстве и обслуживании Единой мультисервисной телекоммуникационной сети исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (ЕМТС). Осуществляется успешная реализация проектов в области строительства, развития и эксплуатации инфраструктуры связи Санкт-Петербурга.

АТС Смольного генерирует самостоятельно и получает извне большой объём проектных, рабочих и исполнительных документов, связанных с реализацией проектов в области строительства, развития и эксплуатации инфраструктуры связи Санкт-Петербурга, подлежащих обязательному хранению в течение сроков, устанавливаемых государственными нормами, в архиве АТС Смольного. За историю функционирования АТС Смольного в архиве скопился большой объём документов: 32366 документов, в том числе 12920 оригиналов (или единственных копий при отсутствии оригиналов) и 19446 копий. Ежедневно документы из архива запрашиваются заинтересованными подразделениями АТС Смольного.

Основные проблемы:

  • Накопление в подразделениях АТС Смольного большого объёма документов, которые подлежат передаче на архивное хранение;
  • Хранение в архиве множества копий документов, неактуальных версий документов, неполных документов (с недостающими листами), документов с ошибками, неполных комплектов проектов (с недостающими документами);
  • Длительный поиск документов по запросам, иногда неуспешный;
  • Отсутствовал регламент передачи документов в архив, запроса документов из архива и ведения архива, что привело к неструктурированному наполнению архива, его захламлению и разрастанию;
  • Снижение сохранности и безвозвратная утеря бумажных документов;
  • Хранение документов на нескольких территориально распределенных площадках.

Этапы проекта:

  1. Сортировка и систематизация бумажной документации
  2. Оцифровка документации
  3. Создание электронного архива
  4. Разработка регламента по ведению и использованию бумажного и электронного архива проектной документации СПб ГУП «АТС Смольного»
  5. Опытная эксплуатация электронного архива, обучение персонала и ввод в промышленную эксплуатацию

1. Сортировка и систематизация документации включает:

  • сортировка имеющихся в архиве дел с целью выделения комплекта дел в рамках шифра (проекта) для упорядоченного хранения интеллектуальной собственности АТС Смольного;
  • выделение копий дел, подлежащей дальнейшей утилизации с целью уменьшения объема хранимой в архиве документации;
  • составление номенклатуры дел для дальнейшей организации системы учета и хранения документации;
  • комплектация дел в короба и их упорядоченное расположения на стеллажах;
  • определение объема документации, подлежащего переводу в электронный вид (сканированию) и размещению в электронном архиве.

2. Оцифровка документации включает:

  • перевод в электронный вид (сканирование) документации, выделенной на этапе сортировки, в том числе:
  • подготовка документов к сканированию (расшивка/сшивка документов, реставрация поврежденных/мятых листов, прокладка штрих-кодами);
  • сканирование на различных сканерах: поточных, широкоформатных, книжных, планшетных;
  • графическая обработка образов и сборка электронных документов в многостраничные PDF-документы;
  • проверка сканированных документов;
  • индексация (атрибутирование) отсканированного массива документов и ввод документов в систему электронного архива;
  • комплектация дел в короба и их упорядоченное расположения на стеллажах, оформление корешков коробов.

3. Создание электронного архива документации включает:

  • Предпроектное обследование, написание Технического задания, включающего:
    • Полную информацию о проекте, его предпосылки, цели и участники
    • Состав и ограничения системы, описание архитектуры и схемы развертывания
    • Описание структуры пользователей, ролей, принципа распределения прав доступа
    • Описание структуры хранения документов и атрибутивной модели
    • Порядок интеграции с другими информационными системами
    • Описание дополнительных функций и интерфейсов пользователей
    • Описание автоматизируемых бизнес-процессов Заказчика
  • Поставка ECM-платформы STOR-M
  • Разработка дополнительных функций и интерфейсов системы, интеграционные работы
  • Установка и настройка системы

4. Разработка регламента

Регламент по ведению и использованию бумажного и электронного архива проектной документации СПб ГУП «АТС Смольного» определяет требования к использованию бумажного и электронного архива проектной документации АТС Смольного и регулирует порядок работы с архивными данными пользователей, а также правила обращения, сохранения, учета, сбора, упорядочивания сопровождения бумажного и электронного (цифрового) архива проектной документации.

Регламент разработан на основании государственных нормативно-правовых актов: Федеральных законов, Приказов Минкультуры РФ, ГОСТов. Регламент разработан с учетом специфики деятельности и бизнес-процессов АТС Смольного. Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями АТС Смольного (вводится приказом/распоряжением).

5. Опытная эксплуатация системы 

В ходе опытной эксплуатации Заказчик осуществляет ввод системы в действие и проверка соответствия требованиям ТЗ количественных и качественных характеристик системы с целью выявления и устранения недостатков в действиях системы, в разработанной документации.

Результаты проекта:

  • Структурированное хранение документации в бумажном и электронном виде;
  • Быстрый поиск и мгновенный доступ сотрудников АТС Смольного к документации в электронном виде;
  • Быстрый поиск и доступ сотрудников АТС Смольного к бумажной документации;
  • Ведение и использование бумажного и электронного архива в соответствии с разработанным Регламентом;
  • Повышение качества документации, разрабатываемой АТС Смольного и подрядными организациями;
  • Полный контроль фонда документов архива.